随着检验市场逐步开放,
原有的检验垄断面临着分化和调整,药检机构(实验室)作为为社会提供服务的第三方公正机构,都在加紧建立和完善各自的质量体系,以使自己在未来的市场竞争中有立足之地。内审作为质量保证体系自我完善的一个重要手段,
起着不可替代
的作用。
内审是组织通过内部质量管理自我完善、自我改进、保持质量管理体系持续有效运行的一种重要的管理手段,其目的是及时发现质量管理体系运行中存在的问题,通过纠正、预防和改进措施,不断完善和改进质量管理体系,使检测工作的每个过程都处于受控状态,检验工作的质量不断得到提升。下面就如何提高内审工作有效性谈一些粗浅的认识。
1.内审要取得管理层的理解和支持。内审作为管理的重要工具涉及到体系的各职能部门,内审员不能被动地等待管理层的理解和支持,而应不断争取各级管理者的理解和支持。提前一周将内审实施计划通知受审核部门,在审核实施前,内审组成员主动与受审核部门的负责人沟通,使对方清楚审核的内容、场所和重点。在审核过程中,对查出的不符合项,不急于开出不符合项纠正措施报告,而是与受审核部门负责人共同分析查找原因,使他们认识到这不是在“找麻烦”,而是在“促提高”。实践证明,加强内部沟通,是争取各级管理者理解和支持内审的好方式,才能充分发挥内审工作的有效性。
2.培育一支高水平的内审员队伍。内审员队伍直接影响到内审工作的质量,所以要精心打造一支业务硬、素质高的内审员队伍。药检机构要从所属科室挑选一批业务好、有较强交流表达能力、爱岗敬业的人员,通过请进来、送出去的方式,经具备相应资质的机构培训,建立了一支高水平的内审员队伍。通过参加内审,内审员进一步加深了对评审标准的理解,掌握了一定的审核技能和方法。此外,在单位接受外审和监督评审时,还安排内审员担任陪同人员、联络员等工作。使内审员通过观察外审员在现场进行审核的全过程,从中学习他们的审核技巧、判断方法,提高内审水平。
3.编好内审检查表。检查表是内审员进行审核时的一种工具,编好内审检查表,
减小审核的盲目性和随意性。好的检查表可以使内审员进行现场审核时,能抓住审核重点,发现问题并使审核目标始终保持明确。编制内审检查表之前,可以先编制一个总表,把19个要素作为行,把要素涉及到的部门和科室作为列,把内审时间作为表格内容,这样不仅可以保证要素的覆盖面,
又可以保证被审核部门的覆盖面, 作到脉络清晰,
一目了然;然后可以按具体被审核部门编制内审检查表,检查表按条款、条款内容、审核方法、审核材料、事实记录、结论分为六列,表格最后设为被审核部门不符合项。这样编制检查表,可以发现具体部门存在的问题,纠正具有针对性。需要注意的是:内审检查表要具有可操作性,如检查哪些项目、提什么问题、要求哪些资料等,都要有量的概念,
避免模糊不清、模棱两可的字眼。另外,需要注意的是:一次内审可能覆盖不了所有要素和部门,可以采取分段、分次进行,对重点、关键要素及薄弱环节还可增加审核频次。
4.重视纠正、预防、改进措施的落实。首先要区分三种措施的差别:纠正措施是针对实际存在问题所采取的消除措施;预防措施是针对潜在问题所采取的消除措施;改进措施是为了提高各项活动的效果而采取的措施。这三项措施的落实是实现管理体系改进,体现内审有效性的重要内容。
现场审核中发现的不符合事实,要和被审核方共同分析、查找产生问题的原因,要能通过现象看本质。不符合项经被审核方确认后,由责任部门制定具体纠正措施,内审员要认可并报质量负责人批准。在纠正措施实施过程中,内审员还应及时进行监督、检查,并对纠正措施的效果进行验证。一旦确定了潜在不符合因素,就应当实施预防措施,启动改进工作。内审结束后,要注意资料的收集归档,为下一次内审和管理评审提供参考。
总之,我们要在实践中不断提高内审工作有效性,充分发挥内审这一有效的管理手段,促进药检机构检测质量不断提高,管理水平不断提升。